Blog_Violla2: Makalah Sistem Pengolahan Data

MAKALAH SISTEM PENGOLAHAN DATA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Pendahuluan

Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan metode tertentu, sebelum mengolah data maka diadakan pengumpulan data untuk mencari data yang diperlukan agar suatu sistem informasi yang dihasilkan nanti tepat dan tidak mengada-ada. Dalam pengolahan data diperlukan proses dari awal hingga akhir dan sampai pada informasi yang utuh, dalam proses itu perlu diperhatikan unsur pengolahan data dan juga besar kapasitas informasi yang akan diperoleh.

Dalam pengolahan data itu bisa unsur-unsur itu di lakukan secara keseluruhan atau diambil dan dipakai sebagian, ada juga metode-metode yang di gunakan di dalamnya, baik itu dalam organisasi atau perusahaan.tentu masing-masing metode mempunyai kelemahan dan kekurangan.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa pengertian pengolahan data ?

1.2.2 Apakah fungsi dari pengolahan data?

1.2.3 Unsur-unsur apakah yang ada dalam pengolahan data?

1.2.4 Apa saja metode yang ada dalam pengolahan data?

1.2.5 Bagaimanakah siklus dari pengolahan data?

1.2.6 Apa sajakah contoh pengolahan data dalam kehidupan sehari-hari?

1.2.7 Bagaimana pengolahan data dalam struktur organisasi?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Untuk mengetahui pengertian dari pengolahan data

1.3.2 Untuk mengetahui fungsi dari pengolahan data

1.3.3 Untuk mengetahui unsur-unsur yang ada dalam pengolahan data

1.3.4 Untuk mengetahui metode dari pengolahan data

1.3.5 Untuk mengetahui siklus dari pengolahan data

1.3.6 Untuk mengetahui contoh dari pengolahan data dalam kehidupan sehari-hari

1.3.7 Untuk mengetahui pengolahan data dalam struktur organisasi

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Pengolahan Data

Pengolahan data (data processing) merupakan manipulasi data ke bentuk yang lebih informatif atau berupa informasi. Informasi merupakan hasil dari kegiatan pengolahan suatu data dalam bentuk tertentu yang lebih berarti dari suatu kegiatan atau suatu peristiwa. Sistem yang melakukan tugas pengolahan data adalah system pengolahan data.

Pengelolaan Data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan guna untuk mencapai tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama atau pun secara pribadi.dalam pengelolaan itu melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat menyimpan data yang ada dan didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat bantu mungkin berupa computer yang yang ada di lapangan. Dengan alat bantu tersebut semua data-data yang ada dapat diproses dan di jadikan sebuah informasi.

Dalam pandangan kita, sistem pengolahan data adalah sama dengan system akuntansi. Pandangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya computer hanya diterapkan untuk tugas akuntansi dan, penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP.

2.2. Fungsi Pengolahan Data

Fungsi dasar Pengolahan Data :

1. Mengambil program dan data (masukan / input)

2. Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan

3. Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan

4. Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.

5. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.

Dalam sebuah perusahaan, bagian arsip dan pengolahan data elektronik mempunyai tugas menyususn, menghimpun, menyimpan perumusan pedoman dan petunjuk teknis, mengkoordinasikan bahan kebijakan dan penyelenggaraan pemerintahan di bidang arsip dan PDE meliputi : kearsipan, pendayagunaan sistem informasi serta pengolahan data elektronik mempunyai fungsi:

· Penyusunan rencana program daerah di bidang pengolahan data elektronik dan kearsipan daerah.

· Penyusunan dan penganalisis data, pengendali data hasil rekaman serta analisis sistem aplikasi.

· Pengendalian arus data dari satu masukan sampai data keluaran, perekaman, pengoperasian komputer, penyimpanan file data, penyediaan, dan pengamanan perangkat keras komputer.

· Pemberian bimbingan, pembinaan, pelayanan, pengendalian komputerisasi dan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah.

· Pengumpulan dan pengolahan arsip in-aktif daerah.

· Pelaksanaan penilaian dan penyerahan arsip statis daerah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia setelah mendapat persetujuan tertulis Mentri Dalam Negeri.
Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Tata Praja.

2.3. Unsur-Unsur Pengelolaan Data

Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau sebagian dari unsur-unsur pengelolaan data berikut:

· Pengumpulan Data (Data Capturing)

Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam dokumen dasar. Dokumen ini merupakan lembaran isian data yang diisi oleh petugas atau orang lain secara langsung. Tentang dokumen diisi dan dirancang dengan jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir kesalahan data.

· Pembacaan (Reading)

Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar yang digunakakn agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaannya dapat dilakukakn secara manual atau dengan menggunakan alat bantu berupa mesin.

· Pemeriksaan (Verifying)

Pemeriksaan perlu dilakukan hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan dari data yang di baca dari dokumen dasar [1].

· Perekaman (Recording)

Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang di bacakan dan diferifikasikan kedalam alat penyimpanan berupa memori penyimpanan. Dalam system computer dapat di simpan data dimemori sekunder berupa disk, hard-disk dan lainnya.

· Penggolongan (Classifying)

Penggolongan informasi perlu dilakukan untuk memenuhi kebuthan informasi berdasarkan klasifikasi tertentu.

· Pengurutan (sorting)

Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data. Data-data itu perlu diurutkan agar informasi yang di hasilkan dapat dipahami, memudahkan pembaca dan pencarian informasi yang disajikan.

· Peringkasan (Sumarizing)

Peringkasan data dimaksut sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan data yang sama atau berulang dari sekumpulan rincian data sebagi basis data yang tersimpan dalam memory.

· Pehitungan (Calculating)

Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan seluruh operasi aritmatika.

· Perbandingan (Comparing)

Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu dibandingakan dengan data-data yang lain untuk mengetahui posisi dan kondisi data dalam kesimpulan data yang direkam.

· Pemindahan (Transmitting)

Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data dari satu terminal ke terminal lain melalui media tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.

· Penampilan Kembali (Retrieving)

Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil kembali dari data-data yang telah disimpan disuatu tempat penyimpanan sebelumnya, dan untuk menapilan kembali diusahakan data-data itu dapat ditampilkan dengan cepat [2].

· Penggandaan (Reproductiont)

Penyajian informaasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai, dengan tujuan agar infomasi itu tidak hilang.

· Penyebarluasan (Distribution)

Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data atau dikirim dalam bentuk hardcopy kepada setiap pemakai dalam setiap daftar tebusan laporan.

2.4. Metode Pengolahan Data

Ada empat metode yang digunakan dalam sistem pengolahan data yaitu:

1. Metode Manual

Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan tangan dan menggunakan alat bantu yang sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris, kertas kerja dan lain-lain.

2. Metode Elektromaknetik

Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan dibantu mesin elektronik sederhana. Contoh seorang kariyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin cetak kolom.

3. Metode System Waarkat

Dalam system ini pengolahan data dilakukan dengan system warkat, prinsip kerja system ini adalah data-data mengenai suatu objek dicatat dalam suatu kartu dengan menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data-data objek yang sama digabung untuk membentuk suatu berkas file.

4. Metode Elektronik Komputer

Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan dibantu dengan menggunakan alat yang makin tahun makain bertambah canggih yaitu computer. Semua data di input dan diolah berdasarkan kebutuhan yang diperoleh dan di lakukan juga penyimpanan agar suatu saat data itu dibutuhkan tinggal dibuka dengan segera dan cepat [3].

Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan metode pengolahann data yang tepat menurut seorang system analyst untuk mampu memahami syarat-syarat pengolahan maupun kemampuan-kemampuan yang ingin dicapai dari setiap metode yang dipilih yaitu:

1. Volume unsure-unsur data yang dimuat

2. Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan

3. Batasan waktu pengolahan

4. Tuntutan perhitungan

2.5. Siklus Pengolahan Data

Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 tahapan dasar, yang disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yaitu input, processing dan output (Hartono, 1999).

Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambahkan tiga atau lebih tahapan lagi, yaitu origination, storage dan distribution.

· Origination

Tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar.

· Input

Tahap ini merupakan proses memasukkan data ke dalam komputer lewat alat input (input device). Tahapan ini meliputi kegiatan :

Ø Collecting

Ø Veryfing

Ø Encoding

· Processing

Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemroses (processing device), yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengklasifikasikan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.

Tahapan ini meliputi kegiatan :

Ø Classifying

Ø Sorting

Ø Calculating

Ø Sumarizing

· Output

Tahap ini merupakan proses menghasilkan output/keluaran dari hasil pengolahan data ke alat output (output device), yaitu berupa informasi. Tahapan ini meliputi kegiatan :

Ø Storing

Ø Retrieving

Ø Communication

Ø Reproducing

· Distribution

Tahap ini merupakan proses dari distribusi output kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.

· Storage

Tahap ini merupakan proses perekaman hasil pengolahan ke simpanan luar (storage). Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat dipergunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya.

2.6. Contoh Pengolahan Data

Pada prosedur pengolahan data terdiri dari sejumlah operasi pengolahan dasar dengan beberapa urutan berikut ini. Yang pertama adalah pencatatan atau recording yaitu proses memindahkan data pada beberapa formulir atau dokumen. Hal ini tidak hanya pada tahap organisasi namun juga pada semua tahap pengolahan diperlukan recording. Contoh dari proses pengolahan data ini misalnya seorang dosen yang memasukkan nilai para mahasiswa pada buku catatannya. Pada akhir semester nilai tersebut akan dikumpulkan dan dihitung menjadi satu. Selanjutnya nilai akan dimasukkan ke dalam lembaran formulir dari BAAK untuk mencatat hasil akhirnya pada file induk masing-masing mahasiswa nantinya. Dan hasil akhir dalam bentuk trasnkrip dan dikirim kepada mahasiswa yang bersangkutan.

Urutan dalam prosedur dari pengolahan data berikutnya adalah duplikasi atau duplicating merupakan operasi menggandakan data formulir atau dokumen-dokumen. Duplikasi dilakukan atau bisa saja dikerjakan pada saat data dicatat secara manual atau juga bisa dikerjakan setelahnya dengan mesin.

Urutan selanjutnya pada prosedur pengolahan data adalah pemeriksaan (verifiying) agar tidak terjadi kesalahan. Klasifikasi dengan membagi kedalam beberapa kategori. Sorting untuk mengurutkan data baik sesuai nama, abjad, dll. Urutan berikutnya adalah merging, kalkulasi dan memeriksa table, mencari dan mendapatkan data kembali.

2.7. Bentuk Pengolahan Data Dalam Sturktur Organisasi

Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga bagian ,yaitu Sentralisasi, Disentralisasi dan Distribusi. Tentu saja dalam sitiap betuk system itu mempunyai kelebihan dan kekurangan antara yang satu dengan yang lain.

Oleh karena itu bentuk pengolahan data yang tepat untuk mengolah suatu data perlu dipertimbangkan dan dipilih agar suatu informasi yang dihasilkan efektif dan sesuai dengan bentuk organisasi yang melaksanakanya.

2.7.1. Sentraliasasi

Pengolahan data sentralisasu adalah suatu pengolahan data yang dilakukan oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yaitu bagian pengolahan data elektronik dan dibawak kendali pimpinan pusat. Atau dapat juga dilakukan oleh suatu biro jasa diluar organisasi yang merupakan suatu perusahaan terpisah diluar organisasi yang memberikan pelayanan untuk mengolah data.

Fasilitas pembangunan waktu bersama yang diberi atau disewa bersama suatu susunan manajemen pasilitas dimana suatu perusaaan mengambil alih pelaksanan operasi pengolahan data dalam organisasi tersebut. Bentuk pengolahan data sentralisasi dalam sturktur organisasi mempunyai keuntungan dan faktor pendukung.

1. Penghematan khusus dalam pengadaan personalia

Dalam system sentaralisasi dalam pengadaan personalia untuk pengolahan data difokuskan pada bagian pengolahan data elektronik.masing-masing unit cukup dilengkapi dengan sebuah terminal yang digunakan untuk mengakses data. Dari server pusat.

2. Penghematan karena meniadakan pengembangan system yang ganda.

Dalam system sentaralisasi pengembanan system dapat dilakukan sekaligus oleh pengolahan data elektronik. Oleh karenanya pengadaan system yang ganda dapat dihindari.

3. Manfaat karna standarisasi

Pengembangan system dalam sentralisasi dilakukan oleh satu pihak saja, yaitu bagian pengolahan data sentralisasi, hal ini akakn memberikan keuntungan karena gaya desain system pengolahannya cenderung standar,

4. Manfaat karena sistem yang seragam

Adanya keuntungan yang standar akan memberikan keuntungan berupa keseragaman desain system.

Kekurangan dalam pengolahan data sentralisasi :

1. Pengolahan data dilakukan oleh satu orang yang memungkinkan tingkat keefektifannya diragukan.

2. Data-data yang ada dari bebagai unit itu dikelolah oleh orang pusat, yang mereka tidak mengetahui sikon tempat tersebut

3. Kecepatan dalam hasil pengolahan data mungkin terkendala

4. Dalam system ini kemungkinan gaya dari pengolahan data cenderung standar,sehingga sulit untk kreatif

2.7.2 Desentralisasi

Pengolahan data desentralisasi adalah pengolahan data dilakukan oleh bidang-bidang organisasi yang bersifat fungsional otonomi. Fungsi organisasi yang bersifat fungsional otonomi adalah akutansi, keuwangan, personalia, rised dan pengembangan.

Keuntungan dan faktor-faktor yang mendukung desetralisasi pengolahan data dalam struktur organisasi adalah :

1. Pelayanan yang semakin baik, karena kepekaan terhadap kondisi lokasi.

Orang yang terlibat dalam pengolahan data betuk disentralisasi adalah mereka yang paham dalam bidangnya.hal ini akan mampu meningkatkatkan pelayana semakin baik, karena permasalahan yang dihadapi adalah permasalahan sehari-hari.

2. Kebijakan desentralisasi dalam manajemen

Manajemen pada tingkat tinggi akan lebih cenderung memberi tugas dan wewenang serta tanggung jawab kapada bawahannya.termasuk didalamnya pengolahan data.

3. Kelangkaan yang sama di antara fungsi dan unut-unit organisasi yang mempersulit dalam standarisasi system.

Pada dasarnya setiap unit dalam organisai jarang mempunyai kesamaan, baik dalam fungsi, peran, pekerjaan dll. Ini berarti tidak mungkin mengembangkan system yang seragam.

Kelemahan dalam system pengolahan data desentralisasi adalah :

1. Pengolahan data menggunakan banyak orang, sehingga jika satu unit kerja lamban maka informasi akan berhasil dengan pelan

2. Adanya menimbulkan kemalasan atau kurang tanggung jawab pada pihak atasan yang selalu melempar tugas kebawahan

3. Jika atasan membri tugas kebawahan yang kurang mengerti daan paham tentang tanggung jawabnya maka tugas-tugas yang diberi kebawahan yang punya bagian tadi tidak dapat diperoleh hasil yang memuaskan

2.7.3. Distribusi

Dalam sistem pengolahan data distribusi data-data disebarkan kebagian-bagian, kemudian bagian itu dikumpulkan dalam satu perkumpulan secara logiks dan di awasi oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan.

Keuntungan bentuk pengolahan data distribusi adalah

1. Dapat menimbulkan biaya-biaya

System ini akan mampu memberikan penghematan daya-daya baik dalam bidang personil. Hal ini tentu mengakibatkan semakin banyaknya dipakai system distribusi ini.

2. Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data-data.

Data yang yang diolah dalam system distribusi adalah data yang di terima dari masing-masing unit. Ini berarti memperoleh data-data lebih cepat.

3. Pengontrolan pada data lebih krits dan cermat

Pada masing-masing unit bertanggung jawab terhadap data-data dan kelangsungan pengolahan data dan keberhasilannya, dengan di awasi oleh orang yang mempunyai tingkatan yang leebih tinggi dari dari pada orang yang mengolah data sehingga kecermatan dalam data-data yang kritis itu lebih tinggi.

4. Kempuan back up data yang lebih efektif

Dalam system ini back up data akan lebih efektif. Karena masing unit akan bertanggung jawab terhadap pekerjaan dan kepentingan unit itu sendiri.

Kelemahan bentuk pengolahan data distribusi :

1. Sistem ini pemamfaatan orang lebih banyak dan ada keterpaksaan orang dalam mempokuskan tenaganya dalam mentyelesaikan pekerjaan dengan cepat.

2. Jika terjadi keterlambatan dalam menyiapkan data oleh satu unit saja maka informasi data bisa dikatakan gagal dalam kecepatannya.

3. Jika dalam pengawasan antara atasan dengan bawahan tidak sepaham maka akan kemungkinan muncul komplik dalam perkumpulan yang menyatu tadi.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

· Pengolahan data (data processing) merupakan manipulasi data ke bentuk yang lebih informatif atau berupa informasi. Informasi merupakan hasil dari kegiatan pengolahan suatu data dalam bentuk tertentu yang lebih berarti dari suatu kegiatan atau suatu peristiwa.

· Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau sebagian dari unsur-unsur pengelolaan data seperti : pengumpulan data (data capturing), pembacaan (reading), pemeriksaan (verifying), perekaman (recording), penggolongan (classifying), pengurutan (sorting) peringkasan (Sumarizing), pehitungan (calculating), perbandingan (comparing), pemindahan (transmitting), penampilan kembali (retrieving), penggandaan (reproductiont), penyebarluasan (distribution).

· Ada empat metode yang digunakan dalam sistem pengolahan data yaitu: metode manual, metode elektromaknetik, metode system waarkat, metode elektronik computer.

· Proses pengolahan data terdiri dari 3 tahapan dasar, yang disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yaitu input, processing dan output (Hartono, 1999).

· Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga bagian ,yaitu Sentralisasi, Disentralisasi dan Distribusi.

3.2 Saran